Lamagdelaine : Archiver, un véritable savoir-faire

Intervention d’un archiviste.

Pour mettre de l’ordre dans ses archives, la commune de Lamagdelaine a adhéré, le 12 avril 2021, par délibération du conseil municipal, au service «Archivage» du CDG46 ( Centre de Gestion de la Fonction Publique Territoriale du Lot) ). Créé en 2017, ce service, aujourd’hui, traite, trie et classe les archives d’environ 10% des communes, des Communautés de communes et des syndicats de communes du Lot.

Joël Naegelen, salarié et archiviste itinérant du CDG46, le seul pour tout le département, s’affaire depuis le 29 mars dans la mairie de Lamagdelaine. Dans un premier temps, il a procédé à un audit afin d’évaluer le volume des documents à traiter et le nombre de jours de travail nécessaires (20j estimés), suivi d’un devis.

Diplômé d’un Master MECADOC « Archivistique » de l’université de Mulhouse, il a ensuite appliqué une méthode de classement bien spécifique afin de garder les documents jugés les plus importants comme ceux relatifs au budget, à l’urbanisme, à l’état-civil, aux dossiers du personnel etc… Les autres documents font l’objet d’un bordereau d’élimination, évitant ainsi les doublons et un stockage trop important. Les archives ainsi triées et classées resteront à la mairie dans une pièce dédiée avec des conditions de conservation bien précises (porte coupe-feu, absence d’humidité). Celles datant de plus de 100 ans sont transmises aux archives départementales mais restent la propriété de la commune et elles peuvent être consultées gratuitement par tout citoyen.

A la fin de sa mission, Joël Naegelen expliquera au maire et à la secrétaire sa méthode de classement pour qu’elle perdure dans le temps. S’il n’intervient qu’une seule fois, il assurera une maintenance 2 ou 3 ans plus tard pour vérifier que ses consignes ont bien été respectées et rappeler les principes de base si nécessaire.

Il est des métiers de l’ombre qui s’avèrent très utiles dans le travail quotidien des élus et des agents communaux en apportant rigueur et efficacité. Il est bon, de temps en temps, de les mettre en lumière.